Clôturer des projets est gratifiant, mais ce n'est pas chose aisée. Lorsque plusieurs équipes sont impliquées dans un même projet, les choses se compliquent encore. Cette pensée vous donne des sueurs froides ? Voici une bonne nouvelle : quelle que soit votre équipe, le modèle de plan de projet facilite la gestion de projets (quelles que soient leur taille et leur complexité), tout en tenant les parties prenantes informées.
Comment utiliser le modèle Plan de projet ?
Étape 1 : Indiquez les intervenants de votre projet
La clarification des rôles et des responsabilités est une partie cruciale du processus de planification de projet. Dans cette première section, vous indiquerez votre meneur (personne de référence du projet qui rassemblera toutes les parties prenantes et fera avancer les choses), votre approbateur (personne qui approuve le projet final), vos contributeurs (personnes qui possèdent une expertise et ont leur mot à dire dans le projet, mais ne participent pas au vote final) et vos parties prenantes (personnes qui ont simplement besoin d'être informées de l'avancement du projet, mais qui ne participent pas activement à la réalisation du travail). Détailler ces rôles dès le départ est bien plus qu'une formalité : chacun saura ainsi exactement où il en est au fur et à mesure que le projet avance.
Étape 2 : Indiquez les détails pratiques
Dans cette section, vous nommerez votre projet et en préciserez l'objectif. Nous recommandons la simplicité, nul besoin de rentrer dans les détails. La description doit être claire pour votre équipe, sans jargon ni formulation vague. Vous indiquerez également la date d'échéance de l'ensemble du projet, les résultats clés et les métriques de réussite que vous surveillerez, ainsi que l'état du projet, qui sera mis à jour au fur et à mesure de son avancement. Placer toutes ces informations pratiques en premier dans un emplacement unique évitera à votre équipe de devoir fouiller dans des e-mails sans fin pour trouver tous les détails nécessaires.
3. Cartographiez le périmètre de votre projet
Rien ne sabotera un projet aussi rapidement qu'une dérive des objectifs. Vous devrez donc savoir clairement ce que votre projet implique ou non. À l'aide de ce modèle, vous répertoriez ses éléments en trois catégories : requis, souhaitables et hors périmètre. En les décrivant au début du projet, les membres de votre équipe pourront mieux gérer leurs propres tâches et se concentrer sur l'essentiel.
4. Planifiez vos étapes importantes et vos échéances
Votre projet ne durera pas éternellement (du moins, il ne devrait pas). Fixez bien sûr une date de fin à laquelle l'ensemble du projet doit être terminé, mais définissez également des étapes importantes plus petites pour aider à suivre l'avancement et rendre l'ensemble du projet plus gérable. Dans cette section, décrivez vos différentes étapes importantes (par exemple, une première ébauche de contenu et des maquettes de conception) et indiquez le propriétaire principal de chaque exigence, l'échéance, l'état et toutes les notes importantes.
5. Incluez des documents de référence
Votre plan de projet doit constituer le guichet unique pour toutes les informations importantes liées à ce projet. Dans la section inférieure, incluez des liens vers tout autre document de référence dont les gens pourraient avoir besoin. Que ce soit un briefing créatif ou un exemple auquel vous voulez que les gens se réfèrent, rassemblez le tout afin qu'il soit organisé et accessible.
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