Matrice de priorisation pour toutes les tâches
Visualisez la priorité relative des projets de votre équipe, puis comparez-la au travail demandé par d'autres équipes.
UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…
Créer des plans trimestriels et annuels qui ont le plus d'impact, compte tenu des ressources disponibles.
Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la ou les par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.
Personnes
3 à 6
Temps de préparation
30 min
Durée
60 min
Difficulté
Élevée
Déroulement du scénario
Certaines tâches ne seront tout simplement pas accomplies immédiatement. Et ce n'est pas un problème, tant que vous convenez de vous occuper tout d'abord des tâches critiques, puis d'avancer par priorité.
Matériel
Tableau blanc ou papier kraft
Marqueurs
Post-its
Fiches
Préparation
Avant la session, remplissez une fiche pour chaque tâche que vous priorisez. Les unités de travail peuvent être à n'importe quelle échelle (tâches, user stories, projets, initiatives, etc.), mais vous aurez beaucoup moins de mal si tout est à la même échelle, et que vous ne comparez pas des pommes à des oranges.
Chaque carte doit décrire les quatre facteurs que vous prendrez en considération :
- Description
- Résultat escompté
- Niveau d'effort
- Risques et dépendances
PAR EXEMPLE…
Suivez ce modèle pour chacune de vos fiches.
ÉTAPE 1
Préparez le terrain (5 min)
Créez un bon état d'esprit pour le groupe : même si plusieurs équipes sont impliquées ici, nous sommes une entreprise avec un objectif commun.
Si nous établissons les priorités en gardant cela à l'esprit, nous avons une chance de parvenir à une compréhension commune de ce qui nous aidera (ou non) à accomplir notre mission. Si nous ne le faisons pas, nous risquons de rivaliser les uns contre les autres et de retarder les tâches les plus importantes.
ÉTAPE 2
Créez la matrice (5 min)
Dessinez une grille de deux cases sur deux sur un tableau blanc ou un papier kraft et écrivez les principaux objectifs de vos équipes au-dessus. Étiquetez l'axe X « Urgence », et indiquez « Très urgent » à l'extrême gauche et « Peut attendre » à l'extrême droite. Étiquetez l'axe Y « Impact », et indiquez « Faible » en bas et « Élevé » en haut.
Au-dessus de la matrice, écrivez l'objectif le plus important de votre équipe (voire ses deux principaux objectifs).
Astuce
Articuler l'étoile Polaire de votre équipe sera beaucoup plus facile si l'indicateur de « compréhension commune » est vert dans votre contrôle de santé. Sinon, essayez d'exécuter les scénarios OKR, Objectifs, signaux et mesures ou Argumentaire éclair avant de définir les priorités.
Étape 3
Priorisez le travail de votre propre équipe (20 min)
En tant que groupe, collez les cartes sur le tableau, en les positionnant par rapport aux autres cartes en fonction de leur impact sur vos objectifs et de leur urgence.
Discutez de leur positionnement en groupe et continuez à déplacer les cartes jusqu'à obtenir une répartition uniforme sur l'ensemble du tableau. Il est naturel de commencer avec toutes les cartes en haut à gauche, mais il est crucial de les répartir ensuite.
Étape 4
Dessinez des lignes de faisabilité (10 min)
Dessinez deux arcs à travers le tableau pour séparer les caractéristiques requises des caractéristiques souhaitables et de celles qui passeront probablement à la trappe.
Tout ce qui se trouve en haut à gauche est assuré, car il s'agit de tâches qui doivent être faites. Tout ce qui se trouve ici doit être essentiel à la réalisation de l'objectif.
Tout ce qui se trouve en bas à droite est susceptible d'être repoussé. Cela ne veut pas dire que ces tâches ne seront jamais réalisées, mais simplement qu'elles passeront après les tâches plus importantes.
Essayez de limiter les caractéristiques « requises » à environ 40 % de la capacité de votre équipe, et les caractéristiques « souhaitables » à environ 30 %. Vous disposerez ainsi d'une certaine capacité pour répondre aux demandes d'autres équipes, sans oublier les urgences qui pourraient vous être subitement confiées.
Astuce
Vous pouvez éprouver un certain inconfort lorsque vous vous mettez d'accord sur les tâches que vous êtes prêt à décaler ou à tout simplement ne pas faire. Assurez-vous que le groupe ne perde pas de vue votre étoile polaire pour atténuer cela.
Étape 5
Incorporez les demandes (15 min)
Lorsqu'il est question de donner la priorité aux demandes d'autres équipes par rapport à ce que vous avez déjà à faire, posez-vous les questions suivantes :
Les objectifs de l'autre équipe sont-ils stratégiques ? (Par exemple, au niveau de l'entreprise ?)
Si vous ne répondiez pas à la demande de l'autre équipe, quel impact cela aurait-il sur son objectif ?
Une fois que vous avez positionné la ou les demandes, redessinez vos lignes pour refléter ce que vous pouvez maintenant réaliser. Si le fait de répondre à la demande implique de mettre en péril votre propre objectif, signalez-le et discutez des options possibles.
Si les objectifs des deux équipes sont stratégiques, parlez avec la direction pour élargir vos rangs.
Si l'objectif de l'autre équipe est stratégique et que le vôtre ne l'est pas, donnez-lui simplement la priorité.
Si aucun objectif des équipes n'est stratégique, examinez les subtilités et trouvez un accord.
Astuce
Quel que soit le résultat de cet exercice, assurez-vous de communiquer les décisions que vous avez prises, les risques qui en découlent pour atteindre vos objectifs et les motifs.
PAR EXEMPLE…
Consultez une matrice de priorités créée par l'équipe Confluence Server.
Vous avez géré ?
Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.
Suivis
Communiquez les résultats de cette session à toute l'équipe de projet, aux parties prenantes et à toute autre personne dont le travail pourrait être affecté. Mettez en évidence les raisons pour lesquelles vous avez dessiné vos lignes comme vous l'avez fait, ainsi que tous les risques qui restent.
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