Réussir le lancement de votre projet

Travail préalable

Une réunion de lancement de projet ne doit pas être une « séance d'informations ». Si vous avez besoin de partager à l'avance des informations sur le contexte, faites-le à l'aide d'un document partagé comme une page Confluence. Les réunions de lancement de projet doivent activement impliquer l'équipe ainsi que toute autre personne qui est partie prenante ou dont le travail sera affecté par le projet.

Élaborez un ordre du jour pour que la réunion reste rationnelle et efficace. Essayez de dresser une liste des questions que vous souhaitez poser à votre équipe. (Mieux encore, envoyez-leur ces questions avant la réunion afin que ses membres aient le temps d'y réfléchir.) Préparez quelques réponses sur la base des questions que votre équipe pourrait se poser selon vous.

Structure de la réunion

La manière de structurer l'ordre du jour de votre réunion dépend du projet, mais les éléments clés doivent inclure les 5 questions fondamentales : qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment :

• Présentations
• Quel est le contexte du projet ?
• Pourquoi le réaliser ?
• Quel est le périmètre du projet ?
• Quel est le plan d'action ?
• Qui fait quoi ?
• Comment allez-vous collaborer ?
• À quoi ressemble un projet réussi ?

Pensez également à préciser l'ordre du jour de la réunion de lancement avec votre équipe et à indiquer s'il y a des questions ou des points qui n'ont pas été abordés.

Quelle est la différence entre une réunion de lancement de projet avec votre équipe et avec des clients ?

Le projet que vous êtes sur le point de lancer peut être un projet interne, comme le déploiement d'un nouveau système de gestion documentaire ou la création d'une fonctionnalité de design. Ou bien vous êtes sur le point de lancer un projet externe pour un client. Dans les deux cas, la réunion de lancement initiale a la même fonction de base ; il s'agit d'une réunion visant à donner le ton, le style et la vision du projet dans son ensemble. Elle permet également d'établir des objectifs, des tâches et des calendriers communs avec votre équipe de projet.

Si vous travaillez pour un client, la réunion de lancement du projet consistera à présenter l'équipe qui travaille sur le projet, à expliquer au client les étapes du projet et à convenir de la manière de collaborer efficacement pour mener à bien le projet. C'est l'occasion pour votre équipe de mieux comprendre le contexte du projet, de montrer sa maîtrise et son enthousiasme pour le projet, et de préparer le terrain pour une relation de travail positive avec votre client.

En quoi consiste une réunion de lancement ?

Vous avez donc terminé votre planification préalable et vous êtes prêt à entamer votre réunion de lancement de projet avec votre équipe. Vous êtes tellement bien organisé ! Chaque projet est différent, mais nous vous recommandons d'essayer de traiter ces sujets lors de votre réunion :

Présentations

Ouvrez le bal. Ne partez pas du principe que tout le monde se connaît. Laissez chacun se présenter, expliquer son rôle dans le projet et ce qu'il va faire. C'est un gros plus si vous trouvez une façon amusante et rapide de briser la glace.

Énoncé des travaux, périmètre du projet, calendrier et livrables

Parmi tous les sujets abordés lors de la réunion de lancement du projet, il s'agit de l'une des parties les plus importantes. Ces éléments sont parmi les plus importants de tous les sujets abordés lors de la réunion de lancement du projet.

L'énoncé des travaux que vous avez soumis au client décrit le travail que vous allez fournir et dans quel délai.

Le périmètre du projet comprend une description détaillée des livrables du projet et du travail nécessaire pour les réaliser.

Le calendrier de projet est un résumé de ce qui doit être livré et à quel moment. Il peut être aussi détaillé que nécessaire en fonction de votre projet.

Les livrables sont les éléments concrets que vous enverrez à votre client ; ils sont généralement indiqués dans le calendrier.

Suivi et communication de l'avancement/des étapes importantes

Au cours de votre réunion de lancement, établissez une base de référence pour indiquer comment vous comptez partager votre avancement avec les parties prenantes ou le client. Vous pouvez utiliser un rapport d'étape pour montrer comment le projet évolue en termes de budget, de tâches, d'étapes importantes et de calendrier. Le rapport d'étape doit être mis à la disposition de toutes les parties prenantes et de toute personne dont le travail pourrait être affecté par le projet, afin de s'assurer que chacun est au courant de l'avancement (ou des retards). Dans le cas des projets réalisés pour des clients, il est important que ces derniers acceptent le niveau de détail des rapports d'étape afin de faciliter la facturation et les paiements.

Outils et méthodes

Mettez en place un ensemble d'outils de collaboration que vous utiliserez pendant le projet et décidez avec votre équipe comment vous les utiliserez pour communiquer. Comment allez-vous partager vos rapports d'étape et autres fichiers ? Si vous vous mettez d'accord sur ces points dès le début, la communication en cours de projet sera plus fluide. Il est également utile de s'assurer que votre équipe ou votre client peut accéder aux outils que vous décidez d'utiliser pour vous tenir informé du projet. Voici quelques outils de projet que vous pourriez utiliser :

• Un système de gestion des tâches pour suivre les éléments en cours, par exemple : Jira, Basecamp ou Asana.
• Un système de documents partagés pour s'assurer que tout le monde (y compris votre client) a accès aux informations et aux documents importants du projet. Vous pouvez par exemple utiliser des Microsoft Docs, Google Docs ou un système de gestion documentaire doté d'outils de hiérarchisation et d'organisation intégrés, comme Confluence.
• Un outil de communication comme les e-mails ou Slack afin que les équipes puissent rester en contact pour toute question ou tout besoin qui émerge.
  Pour faciliter la communication entre les équipes sur les projets transverses, un outil tel qu'Atlas propose des résumés hebdomadaires automatisés sur l'état d'avancement des projets. Les parties prenantes peuvent ainsi voir la progression du travail d'une semaine à l'autre grâce à un résumé par e-mail ou aux intégrations avec Slack et Microsoft Teams.

Lorsque vous travaillez pour un client, vous devrez peut-être avoir accès à d'autres outils avant de pouvoir commencer. Pensez aux ressources de design telles que les logos, les polices de caractères ou les guides de style, aux modèles, aux bases de données, aux connexions (au CMS, aux réseaux sociaux, aux outils d'analyse, etc.), à l'accès à l'intranet de votre client et aux informations nécessaires à la facturation.

Gestion des risques et des tickets

Déterminez avec votre équipe (et avec le client) la façon dont vous souhaitez identifier les tickets et y répondre ensemble. Même avec la meilleure planification possible, il arrive que des imprévus surgissent au cours d'un projet. Une bonne gestion des risques liés à un projet, qu'il s'agisse de projets internes ou de projets externes pour des clients, signifie que votre équipe et vous-même allez identifier, analyser, hiérarchiser et atténuer en permanence les risques susceptibles d'empêcher la réalisation d'un projet dans les délais et le budget impartis. Il peut s'agir pour les membres de l'équipe de garder un œil attentif sur leurs heures facturables et de se tenir au courant des prochaines mises à jour de logiciels ou des changements apportés aux outils techniques utilisés au cours du projet.

Il est également judicieux de demander, lors de la réunion de lancement avec le client, ce qu'il pense des éventuels changements, par exemple en ce qui concerne la marge de manœuvre dans le budget.